TOP es una organización no gubernamental especializada en los aspectos institucionales de la gestión pública. Desarrolla tecnologías de gestión, lleva a cabo investigaciones en la materia, realiza publicaciones y presta asistencia a organizaciones públicas en Latinoamérica desde 1987. La capacitación y la formación en estas mismas materias son las formas principales de difusión y transferencia de tales experiencias. Para ello, TOP realiza y ha realizado formación virtual de posgrado, mediante convenios con universidades de prestigio, como la Universidad Nacional del Litoral y Universidad Nacional de Quilmes, de Argentina y la Universitat Oberta de Catalunya de España, las cuales otorgan acreditación dentro de sus respectivos programas de posgrado. En estos cursos virtuales participan alumnos de diversos países, principalmente de Latinoamérica y España.
MODALIDAD INSTITUCIONAL
La formación y la transferencia de tecnología tienen su máximo contacto en los procesos de capacitación en los que los diseños didácticos han sido elaborados o adaptados a las necesidades particulares de instituciones determinadas y, a su vez, todos los participantes pertenecen a ellas. TOP desarrolla un programa especial de formación y capacitación institucional, en el cual los contenidos programáticos de los cursos son adaptados a las necesidades particulares de cada institución. Llamamos "modalidad institucional" a esta forma de prestación del servicio (a la que alude a veces como modalidad "in company").
Según dichas necesidades, es posible que los cursos se realicen de modo totalmente virtual o bien incluyan eventos presénciales, en cuyo caso asumen la modalidad "Semi-presencial", combinación particularmente interesante por permitir el acceso a las ventajas de ambas formas de capacitación. Es posible que la formación según esta modalidad también sea acreditada con carácter de posgrado por alguna de las universidades con las que TOP mantiene convenios o bien que la certificación sea otorgada solamente por Top. En el primero de los casos, es preciso que los participantes cumplan con los requisitos académicos pertinentes, tales como contar con los respectivos títulos de grado.
DISPONIBLES PARA LA MODALIDAD INSTITUCIONAL
Todos los cursos del Programa TOP de Formación Virtual de Posgrado tienen una sólida base bibliográfica y teórico-conceptual, además de un fuerte anclaje en el análisis de la realidad institucional Latinoamericana. Según sus características particulares, los cursos del Programa TOP se orientan a la formación teórico metodológica (cursos FTM) o bien, sin descuidar lo anterior, a la aplicación de herramientas de gestión. Llamamos a estos últimos "cursos de aplicación de tecnologías de gestión" (cursos ATG)
Cursos ATG - Aplicación de tecnologías de gestión
Los cursos ATG tienen por finalidad principal proporcionar a los participantes (además de los elementos teóricos y metodológicos relativos a un campo particular de la gestión), herramientas de gestión propias de dicho campo y experiencias concretas de su aplicación. Las aplicaciones se realizan mediante casos de estudio de instituciones públicas latinoamericanas. Cuando se trata de cursos dictados para instituciones específicas, es también posible realizar aplicaciones a la realidad institucional de las mismas. La participación en cursos ATG incluye la licencia de uso de las herramientas de gestión proporcionadas con fines no comerciales de aplicación en instituciones públicas y actividades académicas. Las herramientas de gestión incluyen guías, casos e instrumentos de aplicación que se utilizan en los cursos.
FTM - Formación teórico metodológica
Los cursos FTM tienen por finalidad principal proporcionar a los participantes los elementos conceptuales y metodológicos necesarios para el adecuado conocimiento del estado del arte en la materia de cada uno de ellos, el ejercicio y desarrollo de capacidad de análisis y reflexión sobre el conocimiento y su aplicación a la realidad institucional pública. Son, por lo tanto, esencialmente orientados al desarrollo del perfil profesional de los participantes.
Cursos que pueden dictarse según la modalidad institucional
COMO SE ORGANIZAN Y DICTAN LOS CURSOS INSTITUCIONALES
1 Diseño didáctico según las necesidades institucionales
El primer paso del diseño de un curso específico para una institución determinada es la identificación de la necesidad que la misma requiere satisfacer mediante este evento en el que participarán sus integrantes. Este aspecto es el punto de partida del diseño curricular.
Cuando el fin principal del curso es el desarrollo profesional del personal en determinadas temáticas, éste se orienta a desarrollar capacidades y transmitir conocimientos, utilizando por lo general casos de estudio, además de bibliografía pertinente. Cuando, en cambio, la finalidad principal es el desarrollo de capacidad institucional en un campo específico, los cursos se diseñan alrededor de aplicación misma. Para ello TOP cuenta con los denominados "Cursos ATG - Aplicación de tecnologías de gestión", cuyas características de detallan más adelante.
En cualquier caso, la primera parte de esta tarea es la detección de las necesidades organizacionales, y siempre (aunque el fin sea la aplicación de tecnologías), es la consideración de necesidades individuales de formación y capacitación de los participantes, identificando especialmente las expectativas cifradas en la formación a recibir.
A partir de estos insumos, analizados conjuntamente, TOP prepara en cada caso una propuesta de adaptación del diseño curricular que somete a la institución para su análisis.
2 Selección y adecuación de materiales e instrumentos didácticos específicos
Algunas veces, del diseño curricular resultante surge la conveniencia de utilizar los mismos materiales e instrumentos didácticos que se emplean en los cursos virtuales abiertos al público. Estos materiales consisten, esencialmente, en casos de estudio relativos a instituciones públicas, en cuya resolución se emplean las herramientas y metodologías consideradas en el proceso formativo.
En otras oportunidades, es preciso utilizar como casos elementos de la propia realidad institucional, para lo cual es preciso obtener ciertas informaciones y aplicar las herramientas a la propia situación organizacional. Si bien este enfoque puede requerir de un esfuerzo adicional, tanto para TOP como para los integrantes de la institución, ciertamente tiene también grandes ventajas por la especificidad de los contenidos y la gran aplicabilidad de los mismos que garantiza la metodología.
3 Formas de dictado adaptadas a los requerimientos institucionales

Dictado semi-presencial

Una de las grandes ventajas de la formación virtual es la posibilidad de que participen alumnos que residan en diferentes lugares sin necesidad de trasladarse. Sin embargo, algunas veces se obtienen resultados muy buenos combinando la formación virtual con algunas reuniones presenciales, en caso de que sea posible coordinar la presencia de todos los participantes. Si bien el diseño de las partes presenciales depende del diseño curricular resultante, las dos formas más frecuentes de integración presencial son las siguientes:

Sesiones presenciales iniciales
Por lo general incluyen los siguientes contenidos:
  • Presentación del diseño curricular del curso y análisis de sus alcances.
  • Presentación de la metodología de trabajo que se utilizará en al parte virtual, incluyendo el análisis de la utilización del campus virtual y herramientas para nivelar aquellos participantes que no se hallen familiarizados con este novedoso enfoque formativo
  • Desarrollo de los contenidos teóricos y conceptuales más importantes
  • Análisis de las herramientas y metodologías que se utilizarán
  • Análisis conjunto de la situación institucional a la que se aplicará el curso
  • Conocimiento de las necesidades y expectativas individuales de los participantes
  • Integración del equipo de trabajo
Las sesiones presenciales iniciales pueden desarrollarse a lo largo de un período de uno a tres días, incluyendo reuniones de trabajo previas. Estas reuniones, son coordinadas por uno de los docentes que estarán a cargo del curso.

Sesiones presenciales de cierre
Las sesiones de cierre se orientan esencialmente a dos aspectos: síntesis y evaluación, tanto de la experiencia como de los participantes, cuando ello es preciso por las reglas de acreditación que se hubieran establecido en cada caso. Los contenidos de estas sesiones suelen incluir:
  • Síntesis y resumen conceptual
  • Análisis conjunto de la experiencia realizada y sus resultados
  • Evaluación particular de resultados de trabajos prácticos
  • Generación de conclusiones y recomendaciones conjuntas para su aplicación en la institución
  • Evaluación de desempeño académico de grupos y participantes cuando es necesario

Dictado virtual

El dictado virtual se realiza a través el campus virtual de TOP, con una modalidad análoga a la que se emplea en los cursos abiertos al público. Sin embargo, el hecho de que todos los participantes pertenezcan a las mismas instituciones o instituciones relacionadas (como es el caso, por ejemplo, de diferentes instituciones que formen parte de una misma administración pública) permite establecer reglas de interacción específicas, tales como la formación de grupos y subgrupos de trabajo que puedan mantener interacciones presénciales entre sí, la realización de trabajos específicos por grupos, la designación de tutores o asesores pertenecientes a la propia institución que apoyen a los docentes de los cursos y otras particularidades.

 

SERVICIOS DE SUPERVISIÓN, MONITOREO, ASISTENCIA Y CERTIFICACIÓN EXTERNA EN LA APLICACIÓN DE METODOLOGÍAS
La finalidad principal de la transferencia de metodologías y herramientas es su aplicación en la práctica institucional de los participantes. Una gran proporción de los alumnos de los cursos (especialmente los que denominamos "Cursos FTM -Formación teórico metodológica") aplican en algún momento una o más de las herramientas de análisis y gestión obtenidas en los cursos.
Como complemento de la formación, TOP presta, además, dos servicios adicionales que aportan a la consolidación del ciclo de transferencia de capacidades genuinas: la supervisión-monitoreo y la certificación externa en la aplicación de metodologías.

Servicios de supervisión-monitoreo y apoyo técnico en la aplicación de metodologías y herramientas
Las herramientas y metodologías de gestión, según su naturaleza, suelen ser aplicadas a procesos de diagnóstico, evaluación, elaboración de propuestas de cambio, planificación institucional o incorporadas a los procesos rutinarios de gestión. Algunas veces estas aplicaciones se realizan como parte de trabajos de intervención externa, tales como consultorías institucionales o investigaciones de tipo más académico. Otras veces, en cambio, las aplicaciones son realizadas desde el interior de las propias instituciones, con la intervención de una o más personas de las cuales al menos una debe haber recibido capacitación en las metodologías a aplicar por haber aprobado el curso correspondiente o haberla recibido luego mediante un proceso ad hoc de capacitación virtual.
Los servicios de supervisión-monitoreo y apoyo técnico en la aplicación de metodologías y herramientas se realizan de manera virtual (aunque pueden incluir eventuales intervenciones presenciales), según el siguiente esquema:
  • Establecimiento del objeto y alcances de la aplicación a realizar
Un ejemplo permitirá ilustrar cómo se establece el alcance de la tarea: supongamos que se necesite realizar una revisión de las políticas y objetivos institucionales y plantear recomendaciones de opciones estratégicas orientadas a su reformulación. Este objetivo requeriría de la aplicación de cuatro herramientas: 1) la denominada "Descripción de Estructura Organizativa" (DEO), con la finalidad de contar con la "fotografía institucional" actual de la organización, 2) la Matriz de Producción Externa (MPE) real actual, para determinar la ecuación de prioridades en la relación producto-usuario, 3) la MPE deseable que expresaría una reorientación de los objetivos institucionales en base a una determinada visión política y, finalmente, 4) el análisis de Déficit de Capacidad Institucional (DCI) de la organización actual para encarar el cambio deseado. 
El alcance de la tarea será en este caso la aplicación de estas cuatro herramientas y la generación de los productos que se requieran, por ejemplo, los documentos correspondientes, aptos para ser considerados insumos para la toma de decisiones políticas o gerenciales que correspondan.
  • Establecimiento de la naturaleza del apoyo externo requerido
Una vez establecido el alcance, el apoyo externo que puede porporcionar TOP es de tres naturalezas: 1) capacitación (de refuerzo si la institución cuenta con personas que conocen las metodologías o formativa si no es así o se necesita formar nuevos miembros de los equipos de trabajo); 2) supervisión-monitoreo de las tareas realizadas y asesoramiento sobre el avance, con recomendaciones prácticas y, finalmente, 3) asistencia técnica (elaboración de determinadas tareas o procesos técnicos que el equipo no tenga posibilidad de realizar por sí solo, por las razones que fueren).
La regla que emplea el programa para establecer el alcance del apoyo externo es sencilla: debe estar al servicio de desarrollar y potenciar capacidades institucionales y no reemplazarlas. Por lo tanto, se deberá tratar de que, por cada hora de asistencia externa exista la mayor cantidad posible de horas de trabajo productivo genuino (ya sea formativo o aplicativo) aportado por la institución. La medida de ello es el coeficiente de asistencia externa que expresa esta relación y del que se deja constancia al momento de iniciar el trabajo (coeficiente previsto) y al finalizarlo (logrado).
Según lo que se haya establecido, se gestiona el apoyo externo de la siguiente manera:
  • Capacitación y formación virtual
Si se ha considerado necesario reforzar la capacitación de una o más personas que ya conozcan las herramientas a emplear y las metodologías en que se basan, y/o formar nuevos miembros del equipo en una o más de ellas, será preciso realizar un proceso de capacitación ad hoc, con el mismo o similar enfoque didáctico que se emplea en los cursos virtuales. A veces esta capacitación podrá realizarse usando casos de estudio y en otros se podrá trabajar directamente con datos de la propia realidad institucional de los participantes.
  • Supervisión-monitoreo
Una vez comenzado el trabajo, el esquema de supervisión-monitoreo se puede aplicar según dos metodologías: el Control de Calidad, tal como se realiza en los cursos virtuales (aunque en este caso orientado a las situaciones reales) y la Mesa de Ayuda Funcional (MAF), mediante la cual se proporciona una asistencia cotidiana vía mail y chat a lo largo del avance.
  • Asistencia técnica
En los casos en que resulta posible (y, además, justificado) algunas de las tareas son realizadas por el equipo de TOP: este alcance es la asistencia técnica. Un ejemplo permitirá ilustrar este alcance: una institución requería documentar claramente su estructura organizativa actual como soporte a un complejo proceso de negociación y no se disponía del tiempo necesario para que el equipo propio se capacitara adecuadamente y lo realizara. En este caso, la capacitación y la supervisión-monitoreo se orientaron hacia una eficaz y adecuada obtención de los datos, y la elaboración del documento DEO (Descripción de Estructura Organizativa) fue realizada externamente por el equipo de Top.

Servicios de certificación externa de la aplicación de metodologías
Algunas veces es necesario o conveniente contar con un aval externo que ayude a legitimar desde el punto de vista técnico y metodológico determinados resultados. En esto consiste la certificación externa que proporciona TOP en determinados casos. Nuevamente, un ejemplo ayudará a ilustrar el alcance: en una institución un equipo de trabajo elaboró una Matriz de Producción Externa real y luego, a partir de un trabajo participativo, una MPE deseable, que expresaba una propuesta de reorientación de sus políticas institucionales frente a los destinatarios de sus logros. Una vez elaboradas las Matrices de Producción Externa, fueron enviadas a TOP, donde se las analizó, lo cual dio lugar a la requisitoria de informaciones adicionales y aclaraciones y también a recomendaciones de ajustes. Finalmente, TOP emitió un dictamen técnico en el que se expresaba que las metodologías habían sido adecuadamente empleadas (en ningún caso TOP emite opinión sobre la validez de los datos e informaciones, sino sólo sobre la consistencia lógica y metodológica)

Aplicaciones sobre las que se prestan servicios>
La prestación de servicios de supervisión-monitoreo, asistencia y certificación externa son los siguientes:
  • Descripción de Estructura Organizativa - DEO
  • Descripción de Ámbito Organizativo - DAO
  • Matriz de Producción Externa - MPE
  • Manual de Organización - MO
  • Evaluación de Modalidades de Gestión -MG
  • Evaluación de Estructura Organizativa - EEO
  • Valoración de Unidades Organizativas - VUO
  • Evaluación de Capacidad Institucional - ECI
  • Elaboración del Plan Estratégico Institucional - PEA
  • Elaboración del Plan Operativo Institucional - POA
  • Elaboración de la Rendición de Cuentas Operativa - RCO
  • Elaboración de Indicadores de Resultados
  • Elaboración de evaluaciones de resultados e impactos
INSTITUCIONES QUE OPTARON POR LA MODALIDAD INSTITUCIONAL
  • Dirección de Investigación y Fortalecimiento Institucional (Panamá)
  • Instituto de Administración Pública del Estado de Quintana Roo (México)
  • Secretaria de la Gestión Pública (Argentina)
  • Administración Federal de Ingresos Públicos -AFIP (Argentina)
  • Comité Ejecutivo para la Reforma del Estado -CEPRE (Uruguay)
  • Administración Nacional de Seguridad Social - ANSES (Argentina)
  • Loteria Nacional Sociedad de Estado (Argentina)
  • Banco Provincia - BAPRO (Argentina)
  • Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Técnicas - CONICET (Argentina)
INFORMES
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TOP - Centro de Desarrollo y Asistencia Técnica en Tecnología para la Organización Pública (Asociación civil)  info@top-academico.org.ar
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